Stina Benthien, Business Analyst / Product Owner

Was hat dein Interesse an der Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement geweckt?

Ich habe Geisteswissenschaften studiert, also ein sehr theoretisches Studium und habe nach dem Master gemerkt, dass mir die praktische Arbeit fehlt. Da ich privat schon immer gerne organisiert habe und mir der sogenannte „Orgakram“ leichtfiel, habe ich nach einer Ausbildung gesucht, die genau zu diesen Fähigkeiten passt. So bin ich auf die Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement gestoßen.

Was hat dich dazu bewegt, nach der Ausbildung ins Projektmanagement zu wechseln?

Nach meiner Ausbildung bin ich nicht direkt in die Projektsteuerung gewechselt, sondern habe zunächst im Projektmanagement-Office (PMO) gearbeitet. Dort lag mein Fokus auf organisatorischen Aufgaben, Budgetcontrolling und allgemeinen Managementaufgaben innerhalb von Projekten. Dabei konnte ich einen tiefen Einblick ins agile Projektmanagement gewinnen. Mit der Zeit ergab sich die Gelegenheit, mehr Verantwortung zu übernehmen. Zunächst durfte ich in einem kleineren cloud native Projekt die Steuerung übernehmen - eine Herausforderung, die mir viel Spaß gemacht hat. Später folgte die Steuerung eines Wasserstoffprojekts, was mich weiter in Richtung “Projektleitung” geführt hat. Wobei wir bei uns im Umfeld eigentlich nicht von klassischer “Projektleitung” sprechen. Aktuell arbeite ich an einem Gasprojekt und übernehme dort die Koordination. Mein Weg in die Projektsteuerung war also kein direkter Sprung, sondern ein schrittweiser Prozess, in dem ich nach und nach mehr Verantwortung übernommen habe.

Gab es bei deinem Weg in das agile Projektmanagement besondere Herausforderungen?

Eine der größten Herausforderungen auf meinem Weg ins agile Projektmanagement war mein fehlender technischer Hintergrund. Mein Master in Europäischer Geschichte hatte mit der IT-Welt wenig zu tun, und gerade zu Beginn fühlte es sich manchmal an, als würde ich eine Fremdsprache lernen – besonders, da alle Projekte mit Entwickler*innen stattfanden. Trotzdem habe ich schnell gemerkt, dass man auch ohne tiefgehendes technisches Wissen Projekte erfolgreich steuern kann. Wichtig war vor allem, sich nicht entmutigen zu lassen und dranzubleiben. Ich wurde zwar direkt ins kalte Wasser geworfen, hatte aber immer eine enge Zusammenarbeit mit meinem Team und meinem Mentor und konnte auf deren Unterstützung zählen.

Wie sieht ein typischer Arbeitstag für dich in der Projektleitung aus?

Mein Arbeitsalltag in der Projektsteuerung ist alles andere als monoton. Jeder Tag sieht anders aus. Morgens starte ich mit einem Blick auf meine Termine und Aufgaben, beantworte Mails und kümmere mich um organisatorische Dinge wie Zeitengenehmigung oder Abstimmungen. Ich erstelle mir einen groben Plan für den Tag, der allerdings oft schon mittags über den Haufen geworfen wird, weil neue Themen auftauchen. Ein großer Teil meiner Arbeit besteht aus individuellen Absprachen mit Kunden, insbesondere in den Projekten, die ich betreue. Dabei geht es oft um die Abstimmung von Roadmaps oder das Identifizieren und Managen von Risiken. Neben der Projektsteuerung bin ich auch für das Budgetcontrolling zuständig. Da ich in einem Beratungsunternehmen arbeite, gehört es für mich außerdem dazu, mich regelmäßig in neue fachliche Themen einzulesen, um die Kunden optimal unterstützen zu können.

Was gefällt dir an deiner aktuellen Rolle am meisten?

Am meisten gefällt mir an meiner aktuellen Rolle die enge Zusammenarbeit mit den Teams und den Kunden. Ich arbeite gerne mit Menschen zusammen und schätze den Austausch, der in jedem Projekt unterschiedlich ist. Besonders motivierend ist es, wenn am Ende ein gutes Ergebnis entsteht.

Welche Eigenschaften oder Fähigkeiten sind für eine erfolgreiche Projektleitung besonders wichtig?

Für eine erfolgreiche Projektleitung ist vor allem eine starke Kommunikationsfähigkeit entscheidend. Fachliches Wissen kann man sich aneignen, aber die Soft Skills machen oft den Unterschied. Besonders wichtig sind Teamfähigkeit und Menschenkenntnis. In Projekten gibt es immer wieder Phasen, in denen die Stimmung angespannt oder herausfordernd ist. Dann ist es wichtig, Ruhe zu bewahren, Krisen nicht überzubewerten und lösungsorientiert zu denken: Wie kommen wir gemeinsam zu einer Lösung? Gleichzeitig ist Organisation essenziell, um den Überblick zu behalten und Projekte effizient zu steuern.

Welche Fähigkeiten aus deiner Ausbildung helfen dir heute noch in der Projektleitung?

In meiner Ausbildung wurde das Thema Projektmanagement kurz behandelt. Der Fokus lag eher auf klassischen Methoden, wie sie in der IHK-Ausbildung vermittelt werden. Da wir heute ausschließlich agile Methoden im Projektmanagement nutzen, musste ich mich in diese Methoden erst einarbeiten. Trotzdem war die Theorie hilfreich, um ein grundlegendes Verständnis für Projektstrukturen zu entwickeln. Besonders hilfreich ist das wirtschaftliche Grundverständnis, das ich in der Ausbildung gelernt habe, beispielsweise im Bereich Kosten-Leistungs-Rechnung.

Welche Tipps würdest du jemandem geben, der sich generell innerhalb seiner beruflichen Laufbahn weiterentwickeln möchte?

Mein wichtigster Tipp ist, neugierig zu bleiben und die Augen offen zu halten und zwar nicht nur für das eigene Aufgabengebiet, sondern auch für angrenzende Bereiche. Oft ergeben sich spannende Entwicklungsmöglichkeiten, wenn man bereit ist, über den Tellerrand zu schauen. Bei der BTC wird es sehr gefördert, sich innerhalb des Unternehmens weiterzuentwickeln, und es lohnt sich, aktiv das Gespräch mit Führungskräften zu suchen. Wer Interesse zeigt und offen für neue Herausforderungen ist, kann viele Chancen nutzen.

Wie schaffst du es, in stressigen Phasen den Überblick zu behalten?

Mir hilft es, ganz klassisch per Hand Notizen zu machen. Das Aufschreiben strukturiert meine Gedanken und gibt mir einen klaren Überblick über meine Aufgaben. Dabei notiere ich mir nicht nur den aktuellen Stand, sondern auch gleich die nächsten Schritte. Wichtig ist für mich auch, einen Weg zu finden, um nicht von der Arbeitslast überrollt zu werden. Deshalb halte ich bewusst an meinen Mittagspausen fest und gehe immer raus an die frische Luft.

Hast du eine besondere Anekdote oder ein lustiges Erlebnis aus deinem Arbeitsalltag?

Einmal hatte ich ein Telefonat mit einem Kunden, und irgendwie sind wir auf das Thema Bundesliga gekommen. Während des Gesprächs habe ich ihn aus Spaß gefragt: „Vor welcher Aufgabe drückst du dich gerade?“ Er meinte daraufhin, dass er eine bestimmte Anforderung niederschreiben müsste. Interessanterweise stellte sich heraus, dass genau dieses Thema etwas war, das wir bei der BTC umsetzen könnten. Am Ende führte das Ganze sogar dazu, dass ein dualer Student einen Prototypen entwickelte. Es zeigt, dass auch spontane Gespräche manchmal in richtig spannende Projekte münden können.

Hast du abschließend drei Dinge, die dich an deinem Job besonders reizen?

Drei Dinge, die mich an meinem Job besonders reizen, sind vor allem die Sinnhaftigkeit meiner Arbeit, die Zusammenarbeit mit großartigen Teams und Kunden sowie die vielen Entwicklungsmöglichkeiten. Besonders motiviert mich, dass ich mit meiner Arbeit aktiv zur Energiewende beitragen kann, insbesondere durch Projekte im Bereich Wasserstoff. Das gibt meinem Job eine tiefere Bedeutung. Außerdem arbeite ich mit tollen Teams und super Kunden zusammen, was die tägliche Zusammenarbeit spannend und bereichernd macht. Und nicht zuletzt bietet mein Job unglaublich viel Potenzial und Entfaltungsmöglichkeiten. Es gibt immer neue Herausforderungen, an denen man wachsen kann.